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标准采购作业程序
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工具简介

标准采购作业程序

采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件,由采购经办人员先核对请购内容,查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后依核决权限,呈核订购。详细作业程序及要点规定如下:

程序

操作要点

接件
分发

1.请购单各栏填写是否清楚
2.按分配原则分派请购案件
3.急件优先分派办理
4.无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门
5.撤销请购单应先送办理

询价

1.交货期无法配合需用日期时联络请购部门
2.充分了解请购材料的品名、规格
3.急件或需用日期接近者应优先办理
4.向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法
5.同规格产品有几家供应宜均询价
6.有否其他较有利的代用品
7.应提供同规格,不同厂牌作比较
8.有否必要办理售后服务相关事务
9.新厂商产品,是否需经检验试用

比价、议价

1.厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认
2.是否殷实可靠的生产厂或直接进口商
3.其他经销商价格是否较低
4.经成本分析后,设定议价目标
5.是否必要向厂商索取型号比较
6.价格上涨下跌有何因素
7.是否必要开发其他厂商或转外购
8.规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标

呈核

1.请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件
2.现场选用较贵材料时,联络请购部门述明原因
3.按核决权限呈核

订购

1.需预付定金,内外销价需办退税或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同
2.再向厂商确认价格交货期质量条件
3.分批交货者在请购单上盖分批交货单
4.订购单(采用联络函式)寄交厂商,无法按需用日期交货的案件联络请购部门

催交

1.约交日期前应再确认交货期
2.无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办
3.已逾约交货日期尚未到货者加紧催交

整理
付款

1.发票抬头及内容是否相符
2.发票金额与请购单价格是否相符
3.有否预付款或暂借款应处理
4.是否需要扣款
5.需要办退税的请购单转告退税部
6.以内

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